Minggu, 13 Agustus 2017

Belajar Merapikan Admin Toko

Selamat pagi.....
Bertahun tahun lamanya tidak posting apa apa hehe...
Kangen bercerita...
Kali ini sy akan bercerita tentang perkembangan bisnis bros kami.....
Toko kami, yang semula spesialisasi bros..akhirnya berkembang seiring dengan kebutuhan yang juga mengalami perkembangan he...he....
Sehingga kami mengambil langkah.. apapun yang bisa dijual kita jual di toko, sepanjang masih sinkron dengan dunia fashion wanita....
Ada banyak perkembangan yang sy syukuri setahun terakhir ini..yaitu perkembangan di sisi administrasi...
Sekarang di toko telah dilengkapi dengan berbagai buku..utk menunjang kedisiplinan baik dari sisi manajemen karyawan sampai manajemen keuangan....
Disini akan coba sy bahas tentang beberapa buku dan administrasi sederhana yang kami aplikasikan di toko kami, yang selama ini cukup membantu. Hal ini bisa dilakukan jika belum memungkinkan membuat sebuah aplikasi berbasis teknologi di toko...

1. Buku Order

Buku ini wajib ada, fungsinya untuk menulis orderan customer, memuat identitas : nama cust, alamat, no telp/wa/bbm, jenis orderan, harga, dan setelah dikirim dilengkapi dengan no resi pengiriman (ditempel di halaman order)

2. Buku Kas
Buku ini berfungsi sebagai buku pencatatan keuangan toko, terdiri dari 2 buku :Buku Kas Offline : buku ini berisi catatan keuangan masuk dan keluar dari pendapatan maupun pengeluaran yang terjadi secara offline/di tokoBuku Kas Online : buku ini berisi catatan keuangan masuk dan keluar dari pendapatan maupun pengeluaran dari rekening toko. Jika ada customer yang mengirim uang melalui rekening, maka setelah dilakukan pengecekan saldo masuk, pegawai akan memasukkan catatan di buku ini

3. Buku Hutang Piutang
Buku ini berisi catatan catatan tentang kewajiban pembayaran oleh toko maupun kewajiban penagihan oleh toko

4. Buku Konsinyasi
Buku ini berisi catatan tentang identitas penjual yang menitipkan barang di toko beserta nota penitipan barang

5. Kartu Stok
Kartu stok ini berisi kolom Tanggal/Bulan/Tahun, Nomor, Keterangan, Jumlah Masuk, Jumlah Keluar dan Sisa
Kartu ini diupayakan berada berdekatan dengan barang, atau sebisa mungkin berada pada salah satu dari barang yang dijual, agar memudahkan pengecekan jumlah barang. Hal ini sangat membantu untuk meminimalisir kerugian toko akibat kehilagan stok barang dan membantu kita mengendalikan stok. Kita juga mudah untuk mengetahui fluktuasi penjualan barang tersebut, untuk mengetahui laris tidaknya barang tersebut dijual

6. Laporan Bulanan
Laporan bulanan toko didapat dari data yang ada di Buku Kas baik Offline maupun Online.
Laporan ini akan memberikan gambaran berapa total pemasukan dan pengeluaran dalam satu bulan sehingga dapat kita ketahui berapa laba yang kita peroleh di tiap bulannya
Laporan ini terdiri dari kolom : Nomor, Tanggal/Bulan/Tahun, Nama Barang, Harga Satuan, Jumlah Barang, Harga Total, Nomor Resi dan Keterangan

7. Laporan Tahunan
Laporan tahunan merupakan kompilasi dari laporan bulan Januari sampai Desember di tahun yang sama. Laporan ini formatnya sama dengan laporan bulanan. Laporan ini akan memberikan gambaran  kepada kita berapa total pemasukan, pengeluaran dan laba dalam 1 tahun.
Dengan adanya laporan tahunan ini, kita bisa merencanakan pembelian di tahun berikutnya dengan lebih tepat. Kita dapat mengeliminasi pembelian barang yang fluktuasi penjualannya kurang baik sehingga dapat meminimalisir  kerugian atas pengendapan barang

8. Nota Penjualan
Nota penjualan harus ada dan wajib dikerjakan setiap melakukan penjualan barang.
Seyogyanya, nota ini bernomor dan rangkap 2. Rangkap muka untuk customer dan rangkap belakang untuk arsip toko. Nomor nota diperlukan untuk memudahkan pengecekan dan meminimalisir kecurangan penjualan. Karena nota yang tidak bernomor rawan untuk disalahgunakan, disobek, atau dimusnahkan untuk menghilangkan jejak penjualan. Hal ini perlu diwaspadai oleh pemilik toko jika tidak menginginkan kerugian terjadi pada bisnisnya

9. Dokumen Keeper Ekspedisi
Dokumen keeper ini berisi price list dari ekspedisi ekspedisi yang bekerja sama dengan kita dalam hal pengiriman barang.
Untuk memudahkan kita dalam melakukan pengecekan ongkos kirim secara manual, seluruh price list ekspedisi kita rangkum jadi satu dalam dokumen keeper ini, sehingga saat kita membutuhkan data, kita akan cepat mendapatkan

10. Buku Produksi
Buku ini digunakan jika toko memiliki karyawan untuk memproduksi barang sendiri.
Seperti toko kami yang memproduksi bros handmade, maka buku ini penting sekali untuk mengendalikan bahan yang keluar dari gudang dan dibawa oleh karyawan untuk dikerjakan di rumah mereka.
Buku ini berisi identitas karyawan, nama desain yang dikerjakan, jumlah racikan bahan dan tanda tangan setelah penyetoran barang jadi.

Nah..demikian sedikit gambaran tentang administrasi sederhana yang ada di toko kami
Semoga dapat membantu sahabat sekalian untuk memulai merapikan tokonya yaaaa..
Lebih bagus lagi jika memiliki aplikasi berbasis teknologi IT di toko untuk mengendalikan segala sesuatunya....hanya mungkin membutuhkan dana yang lumayan untuk sebuah aplikasi semacam ini

Sampai ketemu lagi yaa di cerita selanjutnya..
Keep Fighting!!!